През 2003 г. компанията има 200 служители в Прага и околностите ѝ. Сега тя има почти три хиляди служители в шест държави от региона на ЦИЕ. Каква е историята на нейния растеж?

Мисля, че основен принос за това има нашият собственик, който от самото начало залагаше на разширяване на изток. Това се оказа основната предпоставка за успех. Неговият постоянен натиск за търсене на нови тенденции също беше силен двигател на дългосрочната ни посока. И накрая, но не на последно място, е принципът на възприемане на конкуренцията. Винаги сме вървели по собствен път, така че конкуренцията да гледа към нас, а не ние към нея. Също така се придържаме към мотото, че само доволните служители са в състояние да гарантират предоставянето на услуги с най-високо качество. Ето защо от дълго време изграждаме взаимоотношения със собствените си служители. Всичко това доведе до непрекъснат ръст на приходите от двадесет процента годишно.

Много компании се борят да намерят служители, а вие не сте ли вече на тавана?

Със сигурност не сме. Въпросът е, че използваме интелигентни технологии, за да ни помогнат. Не че разполагаме с различна почистваща техника от тази на нашите конкуренти например, но можем да я управляваме по-добре. Същото е и с техниците. Нашите не завъртат винта 20 пъти по-бързо от другия човек. Но като има план какво точно ще прави, кога, в процеса на поддръжка влиза максимална ефективност. Освен това сме в състояние да записваме в цифров вид всяка наша услуга в детайли за дълъг период от време, така че да знаем какво се е случило, да речем, преди пет години, на работните места във всеки от нашите регионални офиси. Следователно предимството на подобно управление на услугите е и в цялостното сравнение на клоновете един с друг.

OKIN FACILITY получи наградата Slovak Business Superbrands 2019. Какво означава това за вас?

Смятам, че тази награда е доказателство за правилността на нашата ориентация към съвременните технологии. През последните години успяхме да привлечем клиенти в Словакия с технологии, с които нашите конкуренти или не разполагат, или не работят в същата степен като нас. По този начин интересът към нас просто е по-голям. Друга причина е стабилността на нашите хора, особено на ръководни позиции. Аз например работя тук от десет години и по-ниският и средният мениджмънт на практика не се е променил за времето на съществуването ни. Така че успяхме да спечелим доверието на нашите клиенти, а с това идват и награди като тази. Но подобни награди сме печелили и в Полша, например.

Казахте, че собственикът е взел правилното решение да погледне на изток. Какви са според вас предимствата на Изтока пред Запада?

На Запад нашата индустрия също е много усъвършенствана. Но колкото по-на изток отивате, толкова по-напредничави ставате. Там аутсорсингът в нашия смисъл тепърва навлиза при големите международни компании. Така че ние сме тези, които определят тенденцията, а конкуренцията отново е принудена просто да я следва.

Колко важна е цифровизацията за вашата индустрия? Защо започнахте да разработвате нови инструменти?

Аз съм човек, който иска да следи. Ако отговаряте за шест държави и до всяка от тях има по хиляда километра, можете да разчитате или на това, което служителите ви разказват за ситуацията с техните клиенти, или на много точни данни. Цифрови и независими и генерирани от нашите собствени софтуерни инструменти, които сме създали за тези нужди.

Говорите ли за инструмент, наречен Drive?

Осигурява техническа администрация и поддръжка на съоръженията и технологиите. Днес можем да го модифицираме така, че да можем да планираме всяка дейност, с която нашите служители влизат в контакт. Това включва подробен маршрут за всяка стъпка от дейността. Така че, ако дойдете при наш клиент като съвсем нов служител и трябва да ремонтирате например климатик, просто стартирате Drive на телефона си, прочитате NFC кода и ще знаете точка по точка какво да правите. Потвърждавате, правите, запазвате и това е всичко. По същество това е като график. Освен това ни спестява възможността да обучаваме служители.

Какво означава за вас интернет на нещата?

Що се отнася до използването на технологиите на IoT в управлението на сгради, ние смеем да се наречем буквално пионери. В началото на всичко беше решението да не използваме IoT решения, доставяни от външни производители, тъй като цената на оборудването обикновено е толкова висока, че не можем да си позволим да го включим в договора за клиента. Все пак трябва да бъдем конкурентоспособни. Ето защо вътрешно събрахме екип от хора, които са способни да създават наше собствено IoT оборудване.

Колко трудно беше да се създаде и поддържа този екип?

Вече споменах, че нисшият и средният мениджмънт в нашата компания по принцип е неизменен и затова разбира компанията много добре отвътре. Така че тогава всичко, което трябва да направите, е да доведете в компанията човек, който познава технологията, и да съберете всички заедно в екип, за да създадете необходимото решение. Всъщност по-голямата част от инструментите, които използваме, са разработени в компанията. Понякога е вярно, че разработката изисква много време и човешки ресурси. Но ние имаме собственик, който е за постоянно въвеждане на иновации. Това ни дава огромна свобода и резултатите винаги идват накрая.

Къде използвате устройствата на IoT?

Особено в областта на почистването. Когато имате голям брой клонове, трябва да почиствате от седем и половина до осем сутринта, така че трябва да знаете дали нашият служител е бил там две минути след седем и половина. И начинът, по който знаете това, е, че мениджърът получава известие на телефона или компютъра си въз основа на това къде и кога служителят е чистил. Използваме IoT и в почистването. Имаме много машини за почистване, косачки, трактори за поддръжка и т.н. Едно от нашите решения може да каже: тракторът се е движил в толкова часа и е завършил в толкова часа. Така че с тези данни знаем колко километра имат машините, така да се каже, и кога ще се нуждаят от редовна поддръжка, както и много друга информация.

Със събирането на данни обещавате да предотвратите аварии в сградите. Как работи системата?

За да можем да обещаем това на клиента, първо трябва да опознаем сградата. Извършваме паспортно проучване, въвеждаме данните в нашата система и имаме някаква изходна информация. Опростено казано, знаем колко време ще издържи един котел или климатик, например, преди да се наложи да бъде ремонтиран или сменен, и предупреждаваме клиента предварително. Въз основа на обема на данните и непрекъснатото им събиране ние непрекъснато се учим и ставаме все по-точни.

Какво можете да проследите?

Например общото състояние на оборудването, влажността, температурата или, с помощта на термокамери, нагряването на оборудването. По този начин отново може да се предвиди например триенето на лагерите или претоварването на мощността.

Защо вашата индустрия като цяло се разраства толкова значително? Търсят ли компаниите икономии?

Това е комбинация от няколко фактора. Първо, новото оборудване е много по-сложно и компаниите вече не могат да се доверят на всеки, който го обслужва. Друг фактор е, че компаниите трябва да произвеждат в конюнктурата и ресурсите, които са използвали "вътрешно", са привлечени за други задачи и по-често се възлагат на външни изпълнители. Всичко това след това е свързано с общия недостиг на работна ръка на пазара, което парадоксално също помага.

Когато погледнете към бъдещето на вашата индустрия, какво ще бъде то?

Мащабната дигитализация и автоматизация определено са на хоризонта. В условията на недостиг на квалифицирана работна ръка на пазара всички работни процеси ще трябва да бъдат автоматизирани. Например, защо някой ще проверява физически котелното помещение, когато са достатъчни сензори и датчици. Човекът влиза само когато нещо се случва. Същото ще бъде и с роботите. Например охранителите могат да бъдат до голяма степен заменени от дронове. Освен това съществува и феноменът на интелигентните сгради. Те де факто могат да се управляват сами. Управлението на сградите вече няма да се извършва от човек, който няма достъп до данни или не е висококвалифициран.

Напротив, може ли да е ваш недостатък това, че компаниите ще се сдобият с безпилотни самолети, роботи и сензори и повече няма да имат нужда от вас?

Аз също съм мислил за това. Но вижте, обикновено ние сме тези, които подтикват клиентите си да се сдобият с технологията. За да спестят пари, да оптимизират. Може би да използват сензори, които да засичат движението на хората в дадена зона, и да почистват само когато това наистина е необходимо. Разбирам, че те все още често не мислят по този начин. Те си имат основна дейност и са добри в нея. Ако искат да стигнат по-далеч, не могат да губят време и енергия за неща около тях като управлението на сгради. Именно за това сме тук ние. Управлението на сгради ще бъде свързано с квалифицирани хора, които могат да взаимодействат с технологиите и могат да подобрят средата, в която хората живеят.

Но вие участвате и в ECS. Какво се случва?

European Customer Synergy (ECS) е съвместно предприятие на частни компании от индустрията за управление на сгради. Благодарение на това обединение ние сме в състояние да покрием всяка поръчка в цяла Европа и на свой ред предлагаме на други партньори възможността да използват нашите регионални офиси. Между другото, наскоро имахме голям успех с ECS. Предоставихме на всички наши партньори технологично решение под формата на HelpDesk и ServiceDesk. Сега можем да използваме единната система за управление на техническата поддръжка, която разработихме заедно в OKIN FACILITY.

ОБНОВЕНИ ТЕХНОЛОГИИ ЗА ПОДОБРЕН ПОГЛЕД

Обаче, нещата се промениха значително. Без съмнение, нашата ОКИН ФАСИЛИТИ е виждала множество интересни проекти, базирани на опит от истинския живот на наши оператори, използвайки облагите на облачни решения. Затова, простите Информационни бюра са заменени от подробни, взаимосвързани платформи с цялостно подготвен и напълно настроен работен процес. Системите са способни да управляват дейности по график или без график от поръчка, да включват предвиждащи възможности (достъп до износване на технически продукти и тяхното заместване), докато позволяват и използването на мобилни технологии за обработване на данни, картинно документиране, наличност на наръчник услуги, регистър с NFC етикети или подсилена реалност, за да се поддържат интервенциите по услуги. Освен това, връзката с IoT (Интернет на нещата) също се оказа силно ползотворна, тъй като проблемът може да бъде идентифициран преди клиентът да пострада от негативното му влияние и в същото време, ни се осигурява актуална информация за обновеното състояние. Силна поддръжка за анализи на данни се вижда като друго преимущество: постоянният и внимателен анализ ни позволява продължителни подобрения на нашите системи и на нашата работа. Нашите FM системи разполагат и с най-високо ниво на модуларност и могат да се адаптират към индивидуалните нужда на клиента. Последно, но не и по важност, всички процеси в ход са напълно съвместими със съответното национално законодателство в сила.

Какво ни накара да предприемем този амбициозен подход, за да разработим наши собствени FM системи? Ако трябваше да събера всичките причини в една дума, определено щях да кажа ДИГИТАЛИЗАЦИЯ. За мен, дигитализацията е един от ключовите елементи, водещи до продължителни подобрения по отношение на ефикасна работа и настоящи процедури. Дигитализацията позволява прехвърляне от чисто офлайн обстановка, включваща принтирани бележки и списъци, файлове на хартиен носител и като цяло, високо ниво на излишни хартиени документи, в свят на онлайн управление на поръчки. В последният случай, всичко може да бъде налично в едно мобилно устройство, където всякаква информация може веднага да се открие и където текущи задачи и дейности могат ефективно да са в график и проектирани. Без съмнение, висококачествена FM система ще може да подготви офлайн версия на данни в устройството Ви дори преди да стигнете до работното място. Това елиминира риска от лошо покритие на връзката, пречещо Ви да извършите нужните задачи. В последствие, предприемането на необходимите административни стъпки директно на място за мен е страхотна добавена стойност на напълно дигитализирания работен процес.

Последно, но не по важност, всяка обновена фасилити мениджмънт система трябва да представи и разширени опции за анализ. Без съмнение, вкараните данни и техният анализ в последствие наистина е ключът за ефикасност, позволявайки ни достъп до поръчката етап по етап, както и частичните й стъпки и да се сравни със сходни поръчки или със самите технологии. Съответните обработени по този начин данни биха показали място за потенциал за подобрение и посочване на области, където се случват системни грешки. Освен това, те ни помагат да предоставим на клиентите си по-илюстративна информация за техните поръчки. Например, нашият ОКИН проект за табло е директно базиран на резултатите от анализ на данни, за да се покаже ясно на основния екран. Повече подробности са налични за клиента чрез подробен аналитичен доклад.

ПРОДЪЛЖИТЕЛНОТО ОБУЧЕНИЕ Е ЖИЗНЕНОВАЖНО

Въпреки това, настройването на напълно дигитализирана среда си има своите предизвикателства. Първо, необходимо е да се възприеме нов подход към продължителното обучение на персонала. Докато модерните системи включват широк набор от възможности, обичайното обучение трябва да се използва възможно най-много. Без съмнение, трябва да се отбележи, че всяка система е ефективна само доколкото сме способни да използваме потенциала й. Въпреки че не изглежда толкова лесно в началото, препоръчително е да се следва едно просто правило: не позволявайте на никоя конструктивна идея да се замете под килима. И ако добавите диктуващите тенденции, страстни към новите технологии, като са и експерти в своите области, и професионален екип, ще имате жизненоважните неща да успеете. Освен това, съдържанието и качеството на данни в системата не може по никакъв начин да се засегне. Накратко, последователната проверка си е просто задължителна. Ако оставим място за случайност, не кажем нищо за несъответствия, да се случат по веригата „възлагане-прилагане-оценка на данни“, ние ще бъдем изправени пред риск от резултат с лошо качество, дори с най-прецизно измерване в последствие, което ще бъде просто загуба на време.

За да предотврати това, нашият екип включва и длъжности анализатор, анализатор на данни, краен потребител експерт и продуктов експерт. Въпреки това, нищо описано по-горе няма да доведе до никъде, ако нямаше поддръжка, осигурена от мениджмънта на фирмата ни и отдадени страстни хора във фирмата. Ние успяхме да направим страхотен екип хора, които са способни да си помагат един на друг в случай на проблеми, предизвикателства и да откриват начин да ги преодолеят. Нищо не може да бъде по-лошо от това фирми да правят огромни инвестиции и да влагат енергия при извършване на анализи, да избират правилното решение и да започват прилагане, забравяйки, че самото прилагане не е крайната стъпка в процеса, а точно напротив, то бележи началото. Всъщност, фасилити мениджмънт системите, ако трябва да са успешни, са живи организми, за които трябва да се полага грижа през целия им жизнен цикъл.

МАРТИН ПОЛЕПИЛ, ОКИН ФАСИЛИТИ

През 2009 година ОКИН е станала член на Европейската Клиентска Синергия (ECS), международно съвместно предприятие на избрани частни фирми с почти всяка европейска страна за член и акционер. Нашата фирма, първоначално занимаваща се с технически мениджмънт, постепенно изгради отдели за почистване, сигурност, мениджмънт на открито, посрещане и т.н. Празнуваща 25-тата си годишнина тази година, ОКИН ФАСИЛИТИ е преминала през много промени от основаването си, особено благодарение на дигитализацията, IoT и Индустрия 4.0. Еволюцията й е принципно базирана на събиране на данни, оценка и по-нататъшно използване с цел подобряване качеството на услугите.

Като цяло, около 67% от европейските производители считат Индустрия 4.0 за страхотна възможност. Фасилити мениджмънтът не попада под определена индустрия или производствена област, така че той може добре да се използва. Това е причината защо ОКИН ФАСИЛИТИ са предприели стъпки в тази насока: 83% от производителите вземат решенията си, базирайки се на данни, като същите са верни на услугите. До 2020 година, 20 милиарда технически устройства ще бъдат свързани към IoT.

Дигитализацията на ОКИН ФАСИЛИТЕ беше базирана на системата Drive!, първият стълб, разработен и направен вътрешно. Тя включва системата за управление доставянето на услуги и за контролирано увеличение на продуктивността на поръчките. Има две части в системата: Система Информационно бюро за адаптивна поддръжка и операционната система CAFM (приемане на стока, проектиране, превантивна поддръжка), осигурявайки така превантивни, както и адаптивни услуги на мобилна платформа. Както задачите по график, така и без график са свързани с приложение в мобилните телефони на техническите работници. Задачата е възложена на работник, намиращ се на най-близкото разстояние и времето за извършване на задачата е изчислено.

IoT представлява вторият стълб. ОКИН е отговорна за 350 съоръжения, намиращи се в 6 страни, както и част от мрежови и местни поръчки. CAFM системата регистрира 14500 устройства, докато седмичният обем от работни акаунти е за 18000 задачи, независимо дали ще е смяна на крушка или проверка на котелно помещение. Всички данни се събират и анализират, сравнявайки идентичните видове сгради и съоръжения, което, като резултат, гарантира по-ефикасно извършване на задачата.

ОКИН се е занимавала с осем основни технологии: някои от тях на дългосрочна база, докато някои други просто са тествани. За повече информация посетете раздел IoT на уебстраницата на ОКИН ФАСИЛИТИ.

Инж. ТОМАШ ПОЛАК, ОКИН ФАСИЛИТИ