V roce 2003 měla firma 200 zaměstnanců v Praze a okolí. Nyní má téměř tři tisíce pracovníků v šesti zemích regionu CEE. Jaký je příběh jejího růstu?

Myslím, že hlavní měrou k němu přispěl náš majitel, který již od počátku vsadil na expanzi směrem na východ. To se ukázalo jako hlavní předpoklad úspěchu. Také jeho neustálý tlak na hledání nových trendů je silným hnacím motorem našeho dlouhodobého směřování. A v neposlední řadě jde o princip vnímání konkurence. Vždycky jsme šli svou vlastní cestou tak, aby se konkurence ohlížela po nás a ne my po ní. Také se držíme hesla, že pouze spokojení zaměstnanci jsou schopni zaručit špičkovou kvalitu dodávané služby. Proto dlouhodobě budujeme vztah s našimi vlastními lidmi. To vše vyústilo ke kontinuálnímu růstu o dvacet procent ročně na výnosech.

Řada firem má potíž sehnat zaměstnance, nejste už u stropu?

To určitě nejsme. Jde o to, že využíváme chytré technologie, které nám pomáhají. Není to tak, že bychom kupříkladu měli jinou uklízečku, než má konkurence, ale my ji umíme lépe řídit. Stejné je to u techniků. Ten náš nezašroubuje šroub dvacetkrát rychleji než jiný. Ale díky tomu, že má přesně naplánováno, co kdy bude dělat, vstupuje do procesu technické údržby maximální efektivita. Také dokážeme každou naši službu dlouhodobě a detailně digitálně zaznamenávat, a proto víme, co se dělo, dejme tomu před pěti lety, na zakázkách v kterékoli naší regionální pobočce. Výhoda takového řízení služeb je tedy i v celkovém porovnávání poboček mezi sebou.

Společnost OKIN FACILITY získala ocenění Slovak Business Superbrands 2019. Co to pro vás znamená?

Myslím, že právě toto ocenění je důkazem správnosti naší orientace na moderní technologie. V posledních letech se nám totiž daří zaujmout klienty na Slovensku technologiemi, které konkurence buď nemá, nebo s nimi nepracuje v takovém rozsahu jako my. Tudíž je o nás jednoduše větší zájem. Dalším důvodem je stabilita našich lidí zejména na manažerských postech. Kupříkladu já zde pracuji deset let a nižší i střední management je za dobu existence prakticky neměnný. Daří se nám tedy získávat si důvěru klientů a s tím přicházejí ocenění, jako bylo toto. Podobné jsme ale získali například i v Polsku.

Řekl jste, že bylo správné rozhodnutí majitele orientovat se na Východ. V čem spatřujete výhody Východu oproti Západu?

Na Západě je i to naše odvětví velmi sofistikované. Čím ale jdete dál na východ, tím většími jste pionýry. Tam outsourcing v našem pojetí teprve přichází spolu s velkými nadnárodními firmami. Takže jsme to my, kdo udává trend, a konkurence je opět donucena k pouhému následování.

Jak důležitá je vašem oboru digitalizace? Proč jste se pustili do vývoje nových nástrojů?

Jsem člověk, který chce mít přehled. Pokud zodpovídáte za šest zemí a do každé je to tisíc kilometrů, můžete se buď spolehnout na to, co vám vaši zaměstnanci o situaci u jejich klientů řeknou, nebo na velmi přesná data. Digitální a nezávislá a generovaná vlastními softwarovými nástroji, které jsme si pro tyto potřeby vytvořili.

Mluvíte o nástroji zvaném Drive?

Drive zabezpečuje technickou správu a údržbu objektů a technologií. Dnes jej dokážeme modifikovat tak, že jsme schopni naplánovat jakoukoliv činnost našeho pracovníka, se kterou přijde do styku. To vše včetně detailního itineráře pro každý jednotlivý krok dané činnosti. Pokud tedy přijedete k našemu klientovi jako zcela nový zaměstnanec a máte opravit kupříkladu klimatizaci, tak si jednoduše spustíte v telefonu Drive, načtete si NFC kód a hned budete vědět bod po bodu, co máte dělat. Potvrdíte, uděláte, uložíte a je to. Jde vlastně o takový jízdní řád. Díky tomu ušetříme i kapacity na zaučování zaměstnanců.

Co pro vás znamená internet věcí?

Při využívání IoT technologií v rámci facility managementu si troufáme označit se doslova za průkopníky. Na začátku všeho stálo rozhodnutí nevyužívat IoT řešení dodaná na míru od externích výrobců. Cena toho vybavení bývá totiž tak vysoká, že si ji nemůžeme následně dovolit zakalkulovat do zakázky pro klienta. Musíme být stále konkurenceschopní. Proto jsme interně sestavili tým lidí, který je schopen vytvořit naše vlastní IoT zařízení.

Jak těžké bylo ten tým vybudovat a udržet?

Již jsem zmínil, že nižší a střední management v naší firmě je v zásadě neměnný, a tudíž rozumí firmě velmi dobře zevnitř. Takže pak stačí přivést do firmy někoho, kdo se vyzná v dané technologii, a všechny propojit do týmu, který společně vytvoří požadované řešení. Vlastně velkou většinu nástrojů, které používáme, jsme vytvořili na základě vlastního vývoje. Někdy jde pravda o vývoj, který je náročný na čas a lidské zdroje. Ale máme vlastníka, který je pro to, abychom neustále inovovali. To nám dává ohromnou míru svobody a výsledky se nakonec vždy dostaví.

Kde zařízení IoT využíváte?

Zejména v oblasti úklidu. Když máte velký počet poboček, potřebujete uklízet od půl osmé do osmi ráno, a tak musíte vědět, jestli tam dvě minuty po půl osmé náš zaměstnanec byl. A to se dozvíte tak, že manažerovi přijde na telefon nebo do počítače notifikace podle toho, kde a kdy se zaměstnanec takzvaně čipnul. IoT používáme také při čištění. Máme spoustu úklidových strojů, sekaček, údržbových traktorů a podobně. Jedno z našich řešení dokáže říct: traktor se pohnul v tolik hodin a skončil v tolik. Díky těmto datům tedy víme, kolik mají stroje takzvaně „najeto“ a kdy budou potřebovat pravidelnou údržbu, a mnoho dalších informací.

Díky sběru dat slibujete předcházení poruchám v budovách. Jak systém funguje?

Abychom to mohli klientovi slíbit, potřebujeme budovu nejprve poznat. Uděláme pasportizaci, zavedeme data do našeho systému a máme nějaký výchozí stav. Když to zjednoduším, tak víme, kolik třeba kotel nebo klimatizace ještě vydrží do opravy nebo výměny, a předem na to klienta upozorníme. Na základě objemu dat a jejich kontinuálního sběru se neustále učíme, a jsme tak stále přesnější.

Co dokážete sledovat?

Třeba celkový stav zařízení, vlhkost, teplotu nebo pomocí termokamer zahřátí daného zařízení. To opět může predikovat třeba tření ložisek nebo přetížení výkonu.

Proč tak výrazně roste váš obor jako celek? Hledají firmy úspory?

Je to kombinace několika faktorů. Jednak jsou nová zařízení mnohem sofistikovanější a firmy už nemohou svěřit servis komukoli. Dalším faktorem je, že firmy potřebují v době konjuktury vyrábět a zdroje, které využívaly tzv. „inhouse“, si raději stáhly do firmy na jiné úkoly a častěji sahají po outsourcingu. Vše pak souvisí i s celkovým nedostatkem pracovních sil na trhu, což nám paradoxně také pomáhá.

Když se podíváte na budoucnost vašeho oboru, jaká bude?

Rozhodně ho čeká masivní digitalizace a automatizace. Tím, že je na trhu nedostatek kvalifikovaných sil, bude muset dojít k tomu, že veškeré pracovní postupy budou automatizovány. Proč by například fyzicky někdo kontroloval kotelnu, když stačí senzory a čidla. Člověk přijde až ve chvíli, kdy se něco děje. Stejné to bude s roboty. Například ostrahu mohou do značné míry nahradit drony. Pak je tu fenomén chytrých budov. Ty se dokážou řídit de facto samy. Facility management už nebude moci dělat někdo, kdo nebude mít přístup k datům nebo nebude vysoce kvalifikován.

Nemůže to být naopak vaše nevýhoda, že si firmy pořídí drony, roboty a čidla a nebudou vás už potřebovat?

Také jsem o tom přemýšlel. Ale podívejte se, jsme to my, kdo většinou tlačí naše klienty, aby si technologie pořizovali. Aby šetřili, optimalizovali. Třeba aby podle čidel poznali pohyb osob v konkrétním prostoru a uklízeli tam jen tehdy, když je to skutečně potřeba. Rozumím jim, že zatím takto často nepřemýšlejí. Mají svůj core byznys a v tom jsou dobří. Jestli chtějí být i dál, nemohou ztrácet čas a energii na věci kolem, jako je správa budov. Od toho jsme tu my. Facility management bude o kvalifikovaných lidech, kteří budou umět komunikovat s technologiemi a dokážou zlepšovat prostředí, ve kterém lidé žijí.

Vy jste ale také zapojeni v ECS. Oč jde?

European Customer Synergy (ECS) je joint venture soukromých firem z oblasti facility managementu. Díky tomuto uskupení jsme schopni pokrýt jakoukoli v zakázku v celé Evropě a naopak ostatním partnerům nabízíme možnost využít našich regionálních poboček. Mimochodem v souvislosti s ECS jsme nedávno zaznamenali velký úspěch. Všem našim partnerům jsme dodali technologické řešení v podobě HelpDesku a ServiceDesku. Můžeme tak společně využívat jednotný systém řízení technické údržby, který jsme vyvinuli v OKIN FACILITY.

MODERNÍ TECHNOLOGIE UMOŽŇUJÍ VĚTŠÍ PŘEHLED

Dnes už je ale všechno jinak. U nás v OKIN FACILITY vzniklo za tu dobu mnoho zajímavých projektů, které se opírají o reálné zkušenosti lidí z provozu a využívají výhody cloudových řešení. Nejde tedy již o pouhé helpdesky s prvky základního plánování, ale o komplexní a propojené platformy s propracovaným a plně modifikovatelným workflow. Tyto systémy dokážou řídit plánované i neplánované aktivity na zakázce, disponují prediktivní schopností (posuzují opotřebení technologických prvků a navrhují jejich výměnu) a umožňují účinné využívání mobilních technologií při zpracování dat, fotodokumentaci, dostupnosti servisních manuálů, evidenci pomocí NFC nálepek nebo rozšířenou realitu pro pomoc při servisním zásahu. Také propojení s IoT (internetem věcí) přináší mnoho výhod, protože často dokážeme identifikovat problém ještě dříve, než se jeho nepříznivý dopad projeví na straně klienta, a rovněž průběžně víme, co se děje. Další výhodou je robustní podpora datových analýz. Díky permanentní a poctivé analýze totiž můžeme naše systémy a práci neustále vylepšovat. Naše FM systémy jsou také v maximální možné míře modulární a dokonale se přizpůsobí požadavkům klientů. Nesmíme zapomenout ani na fakt, že všechny probíhající procesy jsou vždy plně v souladu s platnou legislativou země, v níž jsou tyto FM systémy používány.

Co nás vlastně vedlo k tak cílevědomému přístupu k vývoji vlastních FM systémů? Pokud bych měl všechny důvody shrnout do jediného slova, bude to určitě DIGITALIZACE. Digitalizaci vnímám jako jeden z nejzásadnějších prvků, který vede k neustálému zvyšování efektivity práce a probíhajících procesů. Digitalizace umožňuje přechod z čistě offline prostředí, reprezentovaného poznámkami a checklisty na kusu papíru, šanony a obecně vysokou mírou nadměrného papírování, do světa online řízených zakázek. V tomto světě je možné mít vše potřebné v jednom mobilním zařízení, v němž můžete rychle nalézt všechny informace a které vám umožní efektivně plánovat probíhající úkony a aktivity. Data v offline podobě dokáže kvalitní FM systém předpřipravit přímo do vašeho zařízení ještě dříve, než dorazíte na zakázku. Tím dochází k eliminaci rizika, že například kvůli nekvalitnímu připojení nebudete schopni uskutečnit potřebné úkony. Následné dokončení všech nezbytných administrativních kroků přímo v místě zakázky považuji za obrovskou přidanou hodnotu plně digitalizovaného workflow.

Nesmím zapomenout také na rozšířené možnosti analýzy, kterými by měl disponovat každý moderní systém pro facility management. Výstupy dat a jejich následná analýza jsou pro efektivitu v tomto případě naprosto klíčové. Umožní nám zhodnotit průběh zakázky i jednotlivých dílčích kroků a porovnat je se zakázkami podobného charakteru nebo na úrovni samotných technologií. Takto zpracovaná relevantní data nám řeknou, co je třeba zlepšit a kde popř. dochází k systémovým chybám. Můžeme také mnohem názorněji informovat klienty o jejich zakázkách. Například náš projekt OKIN Dashboard je přímo založen na výsledcích analýzy dat, která jsou následně přehledně zobrazena na základní obrazovce. Další detailnější data může zákazník získat prostřednictvím podrobného analytického reportu.

DŮLEŽITÉ JE KONTINUÁLNÍ VZDĚLÁVÁNÍ

Nasazení plně digitalizovaného prostředí s sebou přináší také některá úskalí. Je to především nutnost zcela nového přístupu ke kontinuálnímu vzdělávání zaměstnanců. Možnosti moderních systémů jsou velmi široké, takže je nutné využívat v co největší míře pravidelná školení. Každý systém je totiž jen tak efektivní, jak dobře umíme využít jeho schopností. Z počátku to sice nejspíš nebude právě snadné, ale i tady platí jednoduché pravidlo: Nenechme spadnout pod stůl žádnou konstruktivní připomínku. V kombinaci s trendsettery, kteří milují nové technologie a zároveň znají svůj obor, a kvalitním týmem jde rozhodně o základ úspěchu. Také obsah a kvalita dat v systému nesnesou žádné kompromisy. Bez důsledné kontroly to jednoduše nepůjde. Pokud dovolíme, aby se v řetězci „zadání – zpracování – vyhodnocení dat“ objevily nahodilosti, nebo dokonce nesrovnalosti, riskujeme, že výsledek bude vždy nekvalitní – a sebepřesnější následné měření bude pouze ztrátou času.

Aby k tomu nedocházelo, jsou součástí našeho týmu také lidé na pozici analytika, datového analytika, end-user specialisty a produktového experta. Všechno výše popsané by patrně nebylo k ničemu, pokud bychom současně necítili podporu vedení naší společnosti a zapálených nadšenců pro věc napříč celou firmou. Podařilo se nám dát dohromady partu lidí, kteří se v případě problémů, náročných úkolů a hledání jejich řešení dokážou vzájemně podržet. Není totiž nic horšího, než když firmy vynaloží velké investice a energii do analýz, výběru vhodného řešení a zahájení implementace, ale při vší té snaze zapomenou, že úspěšnou implementací celý proces nekončí – naopak začíná. Úspěšné systémy pro facility management jsou totiž živým organismem, o nějž je třeba se dobře starat po celou dobu jejich životního cyklu.

MARTIN POLEPIL, OKIN FACILITY

Od roku 2009 je OKIN členem European Customer Synergy (ECS), mezinárodního joint-venture, kde je téměř z každé země v Evropě členem a podílníkem jedna soukromá firma. Společnost vyrostla na technické správě a postupně vybudovala divizi úklidu, ostrahy, péče o zeleň, recepce apod. OKIN FACILITY letos slaví 25. výročí založení a za tu dobu se mnohé změnilo, zejména díky digitalizaci, IoT a průmyslu 4.0. Základem veškerého vývoje vpřed je sběr dat, jejich vyhodnocování a využívání pro další zkvalitňování služeb.

Obecně na trhu zhruba 67 % evropských výrobců považuje průmysl 4.0 za velkou příležitost. Facility Management sice není průmysl ani výroba, nicméně příležitosti jsou zde také. Proto se OKIN FACILITY ubírá tímto směrem: 83 % výrobních firem se rozhoduje na základě dat a totéž se děje ve službách. V roce 2020 by mělo být 20 mld. technických zařízení připojeno na IoT.

OKIN FACILITY staví digitalizaci na systému Drive!, první z pilířů, který si OKIN sám vyvíjí a vytváří. Zahrnuje systém pro řízení dodávky služeb a pro řízené zvyšování produktivity práce na zakázkách. Skládá se ze dvou součástí: HelpDesk systému na reaktivní údržbu a provozního systému CAFM (pasportizace, plánování, preventivní údržbu). Jde tedy o preventivní a reaktivní službu na mobilní platformě. Technici mají plánované i neplánované úkoly propojené s aplikací v mobilním telefonu. Kdo je nejblíže, tomu je přidělen úkol a měří se, kolik času mu jeho splnění zabere.

Druhým pilířem je IoT. V šesti zemích se OKIN stará o 3 500 objektů v rámci síťových či lokálních zakázek. V systému CAFM je zavedeno 14 500 zařízení, za týden je provedeno 18 000 úkonů, ať už je to výměna žárovky, či vizuální revize kotelny. Všechna data jsou sbírána a analyzována, údaje jsou porovnávány ze stejných typů budov a podobných zařízení. V konečném důsledku dochází k efektivnějšímu plnění úkolů.

OKIN pracuje na osmi hlavních technologiích. Některé používá již delší dobu, jiné teprve testuje. Podrobné info o nich naleznete na našich stránkách o IoT v OKIN Facility.

Ing. TOMÁŠ POLÁK, OKIN FACILITY