W 2003 roku firma zatrudniała 200 pracowników w Pradze i okolicach. Obecnie zatrudnia prawie trzy tysiące pracowników w sześciu krajach regionu Europy Środkowo-Wschodniej. Jaka jest historia jej rozwoju?

Myślę, że w głównej mierze przyczynił się do tego nasz właściciel, który od początku stawiał na ekspansję na wschód. Okazało się to głównym warunkiem sukcesu. Jego ciągła presja na poszukiwanie nowych trendów była również silnym motorem naszego długoterminowego kierunku. I ostatnia, ale nie mniej ważna, zasada postrzeganej konkurencji. Zawsze podążaliśmy własną drogą, aby konkurencja patrzyła na nas, a nie my na nią. Wyznajemy również zasadę, że tylko zadowoleni pracownicy są w stanie zagwarantować najwyższą jakość świadczonych usług. Dlatego od dawna budujemy relacje z naszymi pracownikami. Wszystko to zaowocowało ciągłym wzrostem przychodów o dwadzieścia procent rocznie.

Wiele firm boryka się ze znalezieniem pracowników, a czy Ty nie jesteś już u sufitu?

Z pewnością nie. Chodzi o to, że używamy inteligentnej technologii, aby nam pomóc. Nie chodzi o to, że mamy inny środek czyszczący niż na przykład nasi konkurenci, ale możemy nim lepiej zarządzać. To samo dotyczy techników. Nasz nie obraca śruby 20 razy szybciej niż inny. Ale dzięki posiadaniu planu dokładnie określającego, co i kiedy będzie robił, proces konserwacji jest maksymalnie wydajny. Jesteśmy również w stanie szczegółowo rejestrować cyfrowo każdą z naszych usług w długim okresie czasu, dzięki czemu wiemy, co wydarzyło się, powiedzmy pięć lat temu, w każdym z naszych biur regionalnych. Zaletą takiego zarządzania usługami jest zatem również ogólne porównanie oddziałów między sobą.

OKIN FACILITY otrzymał nagrodę Slovak Business Superbrands 2019. Co to oznacza dla Ciebie?

Myślę, że ta nagroda jest dowodem na słuszność naszej orientacji na nowoczesne technologie. W ostatnich latach udało nam się przyciągnąć klientów na Słowacji dzięki technologiom, których nasi konkurenci albo nie mają, albo z którymi nie pracują w takim samym stopniu jak my. Dlatego też zainteresowanie nami jest po prostu większe. Innym powodem jest stabilność naszych pracowników, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych. Przykładowo, pracuję tu od dziesięciu lat, a kadra kierownicza niższego i średniego szczebla praktycznie nie zmieniła się przez ten czas. Udało nam się więc zdobyć zaufanie naszych klientów, a wraz z nim nagrody takie jak ta. Ale podobne nagrody zdobywaliśmy także w Polsce.

Powiedziałeś, że to była właściwa decyzja dla właściciela, aby spojrzeć na wschód. Jakie widzisz zalety Wschodu w porównaniu z Zachodem?

Na Zachodzie nasz przemysł jest również bardzo wyrafinowany. Ale im dalej na wschód, tym bardziej pionierski się staje. Tam outsourcing w naszym rozumieniu dopiero raczkuje wraz z dużymi międzynarodowymi korporacjami. Tak więc to my wyznaczamy trendy, a konkurencja jest zmuszona po prostu za nami podążać.

Jak ważna jest cyfryzacja dla Twojej branży? Dlaczego zacząłeś tworzyć nowe narzędzia?

Jestem osobą, która chce być na bieżąco. Jeśli jesteś odpowiedzialny za sześć krajów, a do każdego z nich jest tysiąc kilometrów, możesz albo polegać na tym, co mówią ci pracownicy o sytuacji z ich klientami, albo na bardzo dokładnych danych. Cyfrowe, niezależne i generowane przez nasze własne narzędzia programowe, które stworzyliśmy na te potrzeby.

Mówisz o narzędziu o nazwie Drive?

Drive zapewnia techniczną administrację i utrzymanie obiektów i technologii. Obecnie możemy go zmodyfikować tak, abyśmy byli w stanie zaplanować dowolne działanie, z którym mają styczność nasi pracownicy. Obejmuje to szczegółowy plan podróży dla każdego etapu działania. Tak więc, jeśli przychodzisz do naszego klienta jako zupełnie nowy pracownik i musisz naprawić, na przykład, klimatyzator, po prostu uruchamiasz Drive na swoim telefonie, odczytujesz kod NFC i wiesz punkt po punkcie, co należy zrobić. Potwierdzasz, wykonujesz, zapisujesz i to wszystko. To w zasadzie jak harmonogram. Oszczędza nam to również konieczności szkolenia pracowników.

Co oznacza dla Ciebie Internet Rzeczy?

Jeśli chodzi o wykorzystanie technologii IoT w zarządzaniu obiektami, ośmielamy się nazywać siebie dosłownie pionierami. Na początku wszystkiego była decyzja, aby nie korzystać z rozwiązań IoT dostarczanych przez zewnętrznych producentów, ponieważ cena sprzętu jest zwykle tak wysoka, że nie możemy sobie pozwolić na włączenie go do umowy z klientem. Nadal musimy być konkurencyjni. Dlatego wewnętrznie zebraliśmy zespół ludzi, którzy są w stanie stworzyć nasz własny sprzęt IoT.

Jak trudno było zbudować i utrzymać ten zespół?

Wspomniałem już, że kierownictwo niższego i średniego szczebla w naszej firmie jest zasadniczo niezmienne i dlatego bardzo dobrze rozumie firmę od wewnątrz. Wystarczy więc sprowadzić do firmy kogoś, kto zna się na technologii i zebrać wszystkich razem jako zespół, aby stworzyć wymagane rozwiązanie. W rzeczywistości zdecydowana większość narzędzi, z których korzystamy, została opracowana we własnym zakresie. Czasami prawdą jest, że rozwój wymaga czasu i zasobów ludzkich. Ale mamy właściciela, który jest zwolennikiem ciągłych innowacji. Daje nam to ogromną swobodę, a wyniki zawsze przychodzą na końcu.

Gdzie używasz urządzeń IoT?

Szczególnie w obszarze sprzątania. Kiedy masz dużą liczbę oddziałów, musisz sprzątać od siódmej trzydzieści do ósmej rano, więc musisz wiedzieć, czy nasz pracownik był tam dwie minuty po siódmej trzydzieści. Menedżer otrzymuje powiadomienie na swój telefon lub komputer w oparciu o to, gdzie i kiedy pracownik się pojawił. Wykorzystujemy również IoT w sprzątaniu. Mamy wiele maszyn czyszczących, kosiarek, ciągników konserwacyjnych itp. Jedno z naszych rozwiązań może powiedzieć: ciągnik ruszył o tylu godzinach i skończył o tylu godzinach. Dzięki tym danym wiemy, jaki przebieg mają maszyny, kiedy będą wymagały regularnej konserwacji i wiele innych informacji.

Zbieranie danych pozwala zapobiegać awariom w budynkach. Jak działa system?

Aby obiecać to klientowi, musimy najpierw poznać budynek. Przeprowadzamy ankietę paszportową, wprowadzamy dane do naszego systemu i mamy pewien punkt odniesienia. Upraszczając, wiemy, jak długo będzie działał na przykład bojler lub klimatyzator, zanim będzie wymagał naprawy lub wymiany, i informujemy o tym klienta z wyprzedzeniem. W oparciu o ilość danych i ciągłe ich gromadzenie stale się uczymy i stajemy się coraz dokładniejsi.

Co można śledzić?

Na przykład ogólny stan sprzętu, wilgotność, temperatura lub, przy użyciu kamer termowizyjnych, nagrzewanie się sprzętu. Dzięki temu można przewidzieć na przykład tarcie łożysk lub przeciążenie.

Dlaczego cała branża rośnie tak znacząco? Czy firmy szukają oszczędności?

Jest to połączenie kilku czynników. Po pierwsze, nowy sprzęt jest znacznie bardziej wyrafinowany, a firmy nie mogą już ufać każdemu, kto go serwisuje. Innym czynnikiem jest to, że firmy muszą produkować w czasie koniunktury, a zasoby, z których korzystały "wewnętrznie", zostały przeniesione do innych zadań i częściej są zlecane na zewnątrz. Wszystko to wiąże się z ogólnym niedoborem siły roboczej na rynku, co paradoksalnie również pomaga.

Kiedy patrzysz na przyszłość swojej branży, jaka ona będzie?

Na horyzoncie zdecydowanie rysuje się masowa cyfryzacja i automatyzacja. Przy niedoborze wykwalifikowanej siły roboczej na rynku, wszystkie procesy pracy będą musiały zostać zautomatyzowane. Przykładowo, po co ktoś miałby fizycznie sprawdzać kotłownię, skoro wystarczą czujniki i sensory. Człowiek pojawia się tylko wtedy, gdy coś się dzieje. Tak samo będzie z robotami. Na przykład ochroniarze mogą zostać w dużej mierze zastąpieni przez drony. Następnie mamy do czynienia z fenomenem inteligentnych budynków. Mogą one de facto zarządzać się same. Zarządzanie obiektem nie będzie już wykonywane przez kogoś, kto nie ma dostępu do danych lub nie jest wysoko wykwalifikowany.

Wręcz przeciwnie, czy może to być twoja wada, że firmy będą miały drony, roboty i czujniki i nie będą cię już potrzebować?

Też się nad tym zastanawiałem. Ale to my zazwyczaj nakłaniamy naszych klientów do korzystania z technologii. Aby zaoszczędzić pieniądze, zoptymalizować. Może po to, by używać czujników do wykrywania ruchu ludzi w danym obszarze i sprzątać tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne. Rozumiem, że często nie myślą jeszcze w ten sposób. Mają swoją podstawową działalność i są w niej dobrzy. Jeśli chcą pójść dalej, nie mogą tracić czasu i energii na rzeczy, które ich otaczają, takie jak zarządzanie budynkiem. Właśnie po to tu jesteśmy. Zarządzanie obiektami będzie dotyczyło wykwalifikowanych ludzi, którzy potrafią współdziałać z technologią i mogą poprawić środowisko, w którym żyją ludzie.

Ale jesteś również zaangażowany w ECS. Co się dzieje?

European Customer Synergy (ECS) to wspólne przedsięwzięcie prywatnych firm z branży zarządzania obiektami. Dzięki temu ugrupowaniu jesteśmy w stanie pokryć każde zamówienie w całej Europie, a z kolei innym partnerom zaoferować możliwość korzystania z naszych biur regionalnych. Nawiasem mówiąc, ostatnio odnieśliśmy wielki sukces z ECS. Dostarczyliśmy wszystkim naszym partnerom rozwiązanie technologiczne w postaci HelpDesk i ServiceDesk. Możemy teraz korzystać z ujednoliconego systemu zarządzania utrzymaniem technicznym, który wspólnie opracowaliśmy w OKIN FACILITY.

NOWE TECHNOLOGIE USPRAWNIAJĄ DZIAŁANIE

Jednak wiele się zmieniło. OKIN FACILITY dostrzegł szereg interesujących projektów opartych na rzeczywistych doświadczeniach naszych pracowników, wykorzystujących zalety rozwiązań chmurowych. Dlatego proste centra informacyjne zostały zastąpione przez wszechstronnie połączone platformy z dokładnie przygotowanym i w pełni dostosowanym przepływem pracy. Obecnie systemy są w stanie zarządzać zaplanowanymi i niezaplanowanymi działaniami na zamówienie, cechami predykcyjnymi (ocena zużycia i zużycia elementów technicznych i proponowaniem ich wymiany), a także umożliwiają wykorzystanie technologii mobilnych do przetwarzania danych, dokumentacji obrazkowej, dostępności podręczników serwisowych, rejestru etykiet NFC lub rozszerzonej rzeczywistości w celu obsługi interwencji serwisowych. Ponadto połączenie z IoT (Internet of Things) również okazało się bardzo korzystne, ponieważ problem można bardzo często zidentyfikować, zanim Klient ucierpi z powodu jego negatywnego wpływu, a jednocześnie otrzymujemy bieżące informacje na temat aktualnego stanu. Solidna obsługa analiz danych jest kolejną zaletą: stała i dokładna analiza pozwala nam na ciągłe doskonalenie naszych systemów i naszej pracy. Nasze systemy FM mają również najwyższy poziom modułowości i mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb Klientów. Wszystkie trwające procesy są w pełni zgodne z obowiązującymi krajowymi przepisami.

Co skłoniło nas do podjęcia tego ambitnego zadania jakim jest rozwój naszych własnych systemów FM? Gdybym miał podsumować wszystkie powody jednym słowem, zdecydowanie powiedziałbym DIGITALIZACJA. Dla mnie digitalizacja jest jedną z kluczowych pozycji, która powoduje ciągłe usprawnienia pod względem wydajnej pracy i ciągłych procedur. Cyfryzacja umożliwia płynne przejście z offline z uwzględnieniem notatek wydruków i list kontrolnych, plików drukowanych i ogólnie wysokiego poziomu nadmiernej pracy papierowej, do świata internetowego i zarządzania zamówieniami. W tym drugim przypadku wszystkie mogą być dostępne w jednym urządzeniu mobilnym, gdzie można natychmiast znaleźć dowolną informację i gdzie wszystkie bieżące zadania i działania mogą być skutecznie zaplanowane i pokazywane. Rzeczywiście, wysokiej jakości system FM będzie w stanie przygotować dane w wersji offline do Twojego urządzenia, nawet zanim dotrzesz do miejsca pracy. Eliminuje to ryzyko złego zasięgu sieci, umożliwiając wykonanie wymaganych zadań. Później ukończenie niezbędnych kroków administracyjnych bezpośrednio na miejscu jest dla mnie wielką wartością dodaną w pełni zdigitalizowanym przepływie pracy.

Wreszcie, każdy aktualny system zarządzania obiektami powinien również przedstawiać rozszerzone opcje analizy. Rzeczywiście, dane wyjściowe i ich późniejsze analizy są kluczem do zwiększenia wydajności, co pozwala nam oceniać kolejne etapy oraz porównywać je z podobnymi zamówieniami lub z tymi samymi technologiami. Odpowiednie dane przetwarzane w ten sposób wskazują potencjalne możliwości poprawy i pokazują obszary, w których występują błędy systemowe. Ponadto pomaga nam zapewnić naszym Klientom bardziej ilustracyjne informacje o swoich zamówieniach. Na przykład nasz projekt OKIN Dashboard jest bezpośrednio oparty na wynikach z analizy danych, a następnie wyraźnie wyświetlany na podstawowym ekranie. Dalsze szczegóły są dostępne dla Klienta za pośrednictwem szczegółowego raportu analitycznego.

USTAWICZNE SZKOLENIE JEST WAŻNE

Niemniej jednak stworzenie w pełni zdigitalizowanego środowiska stawia również przed nami pewne wyzwania. Przede wszystkim konieczne jest przyjęcie nowego podejścia do ustawicznego szkolenia personelu. Podczas, gdy nowoczesne systemy mają szeroki zakres możliwości, regularne szkolenia muszą być prowadzone jak najczęściej. Rzeczywiście, należy zauważyć, że każdy system jest tak skuteczny, jak bardzo jesteśmy w stanie wykorzystać jego potencjał. Choć na pozór nie jest to łatwe, zaleca się stosowanie prostej zasady: nie pozwól, by jakikolwiek pojedynczy konstruktywny pomysł został zamieciony pod dywan. A jeśli dodasz trendy, tak istotne w nowych technologiach, jednocześnie wykorzystując eksperckie doświadczenie i profesjonalny zespół, będziesz miał niezbędne rzeczy do odniesienia sukcesu. Zawartość i jakość danych w systemie nie mogą w żaden sposób zostać naruszone. Krótko mówiąc, spójna weryfikacja jest po prostu koniecznością. Jeśli pozostawiamy miejsce na przypadkowość, nie mówiąc nic o niespójnościach, które wystąpią w łańcuchu "przydział-wdrażanie-ocena danych", staniemy w obliczu ryzyka złej jakości wyniku, nawet najbardziej dokładny kolejny pomiar będzie tylko marnotrawieniem czasu.

Aby temu zapobiec, w naszym zespole posiadamy analityka danych, eksperta od użytkowników końcowych i ekspertów ds. produktów. Niemniej jednak wszystko, co opisano powyżej, nie doprowadziłoby do niczego, gdyby nie było wsparcia od kierownictwa i zaangażowanych pasjonatów w firmie. Udało nam się stworzyć wspaniały zespół ludzi, którzy mogą sobie nawzajem pomagać w przypadku problemów i wyzwań i znaleźć sposób na ich pokonanie Nie może być nic gorszego, niż firma, która inwestując ogromne ilości energii, aby przeprowadzić analizy, próbuje wybrać odpowiednie rozwiązanie, rozpoczynając jego wdrażanie, zapomniała, że sama implementacja nie jest ostatnim krokiem w procesie, tylko w rzeczywistości oznacza początek. Systemy zarządzania obiektami, jeśli mają odnieść sukces, muszą być traktowane jako żywe organizmy, które muszą być należycie traktowane przez cały cykl życia.

MARTIN POLEPIL, OKIN FACILITY

W roku 2009 OKIN został członkiem European Customer Synergy (ECS), międzynarodowego joint-venture wybranych, prywatnych firm w prawie każdym kraju europejskim jako członek i udziałowiec. Nasza firma, początkowo zajmująca się zarządzaniem technicznym, stopniowo budowała działy sprzątania, ochrony, zarządzania otwartą przestrzenią, recepcją itp. OKIN FACILITY od tamtego czasu przechodzi szereg zmian, szczególnie dzięki digitalizacji, IoT i Przemysłowi 4.0. Jego ewolucja opiera się głównie na gromadzeniu danych, ich ocenie i dalszym wykorzystaniu w celu poprawy jakości usług.

Ogólnie rzecz biorąc około 67% europejskich producentów uważa Przemysł 4.0 za doskonałą okazję. Mimo tego, że Facility Management nie mieści się w obszarze przemysłowym lub produkcyjnym, może również z niego dobrze korzystać. To jest powód, dla którego OKIN FACILITY podjął kroki w tym kierunku: 83% producentów podejmuje decyzje na podstawie danych, tak samo jak w przypadku usług. Do 2020 roku 20 miliardów urządzeń technicznych zostanie podłączonych do Internetu Rzeczy.

Cyfryzacja OKIN FACILITY została oparta na systemie Drive! System ten, jest pierwszym filarem opracowanym i wykonanym wewnętrznie. Obejmuje on system zarządzania dostawą usług i kontrolowany wzrost wydajności zamówień. System składa się z dwóch części: systemu HelpDesk do obsługi responsywnej i systemu operacyjnego CAFM (inwentaryzacja, projektowanie, konserwacja zapobiegawcza), zapewniając w ten sposób zapobiegawczo, a także elastycznie usługi na platformie mobilnej. Zarówno zaplanowane, jak i niezaplanowane zadania związane są z aplikacją w telefonach technicznych pracowników technicznych. Zadanie jest przydzielane pracownikowi znajdującemu się na najbliżej i obliczany jest czas ukończenia zadania.

IoT przedstawia drugi filar. OKIN odpowiada za 3.500 obiektów zlokalizowanych w 6 krajach w ramach zamówień sieciowych i lokalnych. System CAFM rejestruje 14.500 urządzeń, a tygodniowa objętość pracy to 18 000 zadań, czy to wymiana żarówek czy kontrola kotłowni. Wszystkie dane są gromadzone i analizowane, porównywane między identycznymi rodzajami budynków i obiektów, co w rezultacie zapewnia bardziej efektywne wykonywanie zadań.

OKIN zaangażowało się w osiem głównych technologii: niektóre z nich są długoterminowe, a inne są właśnie testowane. Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź dział IoT na stronie OKIN Facility.

Ing. TOMÁŠ POLÁK, OKIN FACILITY