В 2003 году компания насчитывала 200 сотрудников в Праге и ее окрестностях. Сейчас она насчитывает почти три тысячи сотрудников в шести странах региона ЦВЕ. Какова история ее роста?

Я думаю, что основную роль в этом сыграл наш владелец, который с самого начала сделал ставку на экспансию на восток. Это оказалось главной предпосылкой успеха. Его постоянное стремление к поиску новых тенденций также стало сильной движущей силой нашего долгосрочного курса. И последнее, но не менее важное - это принцип мнимой конкуренции. Мы всегда шли своим путем, чтобы конкуренты оглядывались на нас, а не мы на них. Мы также придерживаемся девиза, что только довольные сотрудники могут гарантировать высокое качество предоставляемых услуг. Поэтому мы уже давно строим отношения с собственными сотрудниками. Все это привело к постоянному росту выручки на двадцать процентов в год.

Многие компании испытывают трудности с поиском сотрудников, а не упираетесь ли вы уже в потолок?

Это, конечно, не так. Дело в том, что мы используем интеллектуальные технологии, чтобы помочь себе. Не то чтобы у нас, например, была другая уборка, чем у наших конкурентов, но мы можем управлять ею лучше. То же самое с техническими специалистами. Наш специалист не закручивает винт в 20 раз быстрее, чем другой. Но если у него есть план, что именно он будет делать и когда, то процесс технического обслуживания становится максимально эффективным. Кроме того, мы можем вести подробный цифровой учет каждого обслуживания в течение длительного периода времени, так что мы знаем, что происходило, скажем, пять лет назад на рабочих местах в любом из наших региональных офисов. Таким образом, преимущество такого управления обслуживанием заключается еще и в общем сравнении филиалов друг с другом.

Компания OKIN FACILITY стала лауреатом премии Slovak Business Superbrands 2019. Что это значит для вас?

Я думаю, что эта награда является доказательством правильности нашей ориентации на современные технологии. За последние годы нам удалось привлечь в Словакию клиентов с технологиями, которых у наших конкурентов либо нет, либо они не работают с ними в той же степени, что и мы. Таким образом, интерес к нам просто выше. Другая причина - стабильность наших сотрудников, особенно на руководящих должностях. Например, я работаю здесь уже десять лет, и за все время существования нашей компании менеджмент низшего и среднего звена практически не изменился. Таким образом, нам удалось завоевать доверие наших клиентов, а вместе с ним и награды, подобные этой. Но мы уже получали подобные награды, например, в Польше.

Вы сказали, что это было правильное решение для владельца - посмотреть на Восток. В чем Вы видите преимущества Востока перед Западом?

На Западе наша промышленность также очень развита. Но чем дальше на Восток, тем более новаторской становится наша отрасль. Там аутсорсинг в нашем понимании только-только входит в обиход крупных транснациональных корпораций. Таким образом, именно мы задаем тенденцию, а конкуренты вынуждены просто следовать за нами.

Насколько важна цифровизация для вашей отрасли? Почему вы начали разрабатывать новые инструменты?

Я человек, который хочет все отслеживать. Если вы отвечаете за шесть стран и до каждой из них тысяча километров, вы можете полагаться либо на то, что вам рассказывают ваши сотрудники о ситуации с их клиентами, либо на очень точные данные. Цифровые, независимые, генерируемые нашими собственными программными средствами, которые мы создали для этих нужд.

Вы говорите об инструменте под названием Drive?

Drive обеспечивает техническое администрирование и обслуживание объектов и технологий. Сегодня мы можем модифицировать его таким образом, чтобы планировать любую деятельность, с которой сталкиваются наши сотрудники. Это включает в себя подробный маршрут для каждого этапа деятельности. Так, если вы пришли к нашему клиенту как новый сотрудник и вам нужно отремонтировать, например, кондиционер, вы просто запускаете Drive на своем телефоне, считываете NFC-код и по пунктам знаете, что нужно делать. Вы подтверждаете, делаете, сохраняете и все. По сути, это как расписание. Это также избавляет нас от необходимости обучать сотрудников.

Что для вас означает Интернет вещей?

Когда речь заходит об использовании IoT-технологий в управлении объектами, мы смело называем себя буквально первопроходцами. В начале всего этого было принято решение не использовать заказные IoT-решения от внешних производителей, поскольку цена оборудования обычно настолько высока, что мы не можем позволить себе включить его в контракт для клиента. А мы все равно должны быть конкурентоспособными. Поэтому мы внутри компании собрали команду людей, способных создавать собственное IoT-оборудование.

Насколько сложно было создать и сохранить эту команду?

Я уже говорил о том, что менеджеры низшего и среднего звена в нашей компании в принципе неизменны и поэтому прекрасно понимают компанию изнутри. Поэтому все, что нужно сделать, - это привести в компанию человека, знающего технологию, и объединить всех в одну команду для создания необходимого решения. На самом деле, подавляющее большинство используемых нами инструментов разработано собственными силами. Иногда, правда, разработка требует больших затрат времени и человеческих ресурсов. Но у нас есть владелец, который выступает за постоянные инновации. Это дает нам огромную свободу действий, и в итоге мы всегда получаем результат.

Где вы используете IoT-устройства?

Особенно в области уборки. Когда у вас большое количество филиалов, уборка должна производиться с семи тридцати до восьми утра, поэтому вам необходимо знать, был ли наш сотрудник на месте через две минуты после семи тридцати. А узнать это можно так: менеджер получает уведомление на свой телефон или компьютер, исходя из того, где и когда сотрудник убрался. Мы также используем IoT в уборке. У нас много уборочной техники, газонокосилок, тракторов для технического обслуживания и так далее. Одно из наших решений может сказать: трактор тронулся с места во столько-то часов и закончил работу во столько-то часов. Таким образом, благодаря этим данным мы знаем, какой пробег у машин, когда им потребуется регулярное техническое обслуживание и многое другое.

Собирая данные, вы обещаете предотвратить поломки в зданиях. Как работает система?

Для того чтобы обещать это клиенту, нам необходимо сначала познакомиться со зданием. Мы проводим паспортное обследование, вводим данные в нашу систему и получаем некий базовый уровень. Проще говоря, мы знаем, сколько проработает, например, котел или кондиционер до того, как потребуется его ремонт или замена, и заранее сообщаем об этом клиенту. Исходя из объема данных и непрерывного сбора информации, мы постоянно учимся и становимся более точными.

Что вы можете отслеживать?

Например, общее состояние оборудования, влажность, температура или, с помощью тепловизоров, нагрев оборудования. Это также позволяет прогнозировать, например, трение подшипников или перегрузку по мощности.

Почему в вашей отрасли в целом наблюдается такой значительный рост? Стремятся ли компании к экономии?

Это объясняется сочетанием нескольких факторов. Во-первых, новое оборудование гораздо сложнее, и компании уже не могут доверить его обслуживание кому попало. Другой фактор заключается в том, что компаниям необходимо производить в конъюнктуре, а ресурсы, которые раньше использовались "внутри", привлекаются для решения других задач и чаще всего передаются на аутсорсинг. Все это увязывается с общим дефицитом рабочей силы на рынке, который, как ни парадоксально, тоже этому способствует.

Когда вы смотрите на будущее своей отрасли, каким оно будет?

Массовая оцифровка и автоматизация, безусловно, не за горами. В условиях дефицита квалифицированной рабочей силы на рынке все рабочие процессы придется автоматизировать. Например, зачем кому-то физически проверять котельную, если достаточно датчиков и сенсоров. Человек приходит только тогда, когда что-то происходит. То же самое будет и с роботами. Например, охранников в значительной степени могут заменить беспилотники. Затем возникает феномен "умных" зданий. Они де-факто могут управлять сами собой. Управление объектом больше не будет осуществляться человеком, не имеющим доступа к данным или не обладающим высокой квалификацией.

Наоборот, может быть, это будет вашим недостатком, что компании получат беспилотники, роботов и сенсоры и больше не будут нуждаться в вас?

Я тоже думал об этом. Но посмотрите, это мы обычно подталкиваем наших клиентов к тому, чтобы они приобрели технологию. Для экономии денег, для оптимизации. Может быть, использовать датчики для обнаружения движения людей в той или иной зоне и убирать только тогда, когда это действительно необходимо. Я понимаю, что они еще не часто так думают. У них есть свой основной бизнес, и они хорошо в нем разбираются. Если они хотят идти дальше, они не могут тратить время и энергию на такие вещи вокруг, как управление зданием. Это то, ради чего мы здесь. Управление объектами будет связано с квалифицированными специалистами, которые могут взаимодействовать с технологиями и улучшать условия жизни людей.

Но Вы также участвуете в ECS. Что происходит?

European Customer Synergy (ECS) - это совместное предприятие частных компаний, работающих в сфере управления объектами. Благодаря этому объединению мы можем покрыть любой заказ по всей Европе и, в свою очередь, предложить другим партнерам воспользоваться нашими региональными офисами. Кстати, недавно мы добились большого успеха в работе с ECS. Мы предоставили всем нашим партнерам технологическое решение в виде HelpDesk и ServiceDesk. Теперь мы можем вместе использовать единую систему управления техническим обслуживанием, которую мы разработали в OKIN FACILITY.

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

В данный момент все значительно изменилось. Действительно, мы в OKIN FACILITY уже интегрировали и продолжаем усовершенствовать ряд интересных проектов, основанных на реальном опыте наших служб, которые используют преимущества облачных решений. Например простые справочные службы (HelpDesk) постепенно заменяются на комплексные взаимосвязанные платформы с тщательно подготовленным и полностью настроенным рабочим процессом. Системы могут управлять запланированными, а также внеплановыми действиями по заявке, имеют возможности планирования (оценивают износ технических элементов и предлагают их замену), а также позволяют использовать мобильные технологии для обработки данных, фотофиксации, для доступности инструкций, регистрации NFC-меток или используют технологию дополненной реальности для помощи в обслуживании. Кроме того, использование технологии IoT (Интернет вещей) также оказалось очень полезным, поскольку очень часто мы можем выявить проблему до того, как Заказчик пострадал от ее негативного воздействия, и в то же время нам предоставляется постоянная информация о текущем состоянии. Надежное информационное обеспечение рассматривается как еще одно преимущество: непрерывный и тщательный анализ позволяет нам постоянно совершенствовать наши системы и нашу работу. Наши FM-системы также отличаются очень высоким уровнем универсальности и могут быть адаптированы к индивидуальным потребностям клиентов. Наконец, что не менее важно, все текущие процессы полностью отвечают всем нормам действующего законодательства.

Что заставило нас принять это амбициозное решение начать разрабатывать и интегрировать свои собственные FM системы? Если бы я объединил все причины одним словом, я бы определенно сказал ДИГИТАЛИЗАЦИЯ (использование цифровых технологий для оптимизации процессов). Для меня использование цифровых технологий является одним из ключевых моментов, приводящих к постоянным улучшениям с точки зрения эффективности работ и процедур. Использование цифровых технологий позволяет перейти от исключительно офлайнового формата, в котором используется распечатка заданий, чек-листов, бумажные документы, и в целом очень много бумажной работы, в мир онлайн-управления заказами. И в этом мире все эти документы могут быть доступны на одном мобильном устройстве, где можно сразу найти любую информацию и где можно эффективно планировать и прогнозировать все текущие задачи и действия. На практике, высококачественная цифровая FM-система может предоставить данные на ваше устройство еще до того, как вы доберетесь до рабочего места. Это исключает риск невыполнения задания по причине плохого покрытия сети. В результате мы имеем выполнение необходимых действий здесь и сейчас без траты времени на административную подготовку, что является для меня большим преимуществом полностью оцифрованного рабочего процесса.

Наконец, что не менее важно: любая современная система управления объектами должна также предоставлять расширенные возможности анализа. Согласитесь, вывод данных и их последующий анализ действительно являются ключом к эффективности, позволяя нам оценивать рабочий процесс поэтапно или анализировать его этапы и сравнивать их с аналогичными процессами посредством технологий. Соответствующие данные, обработанные таким способом, продемонстрируют потенциальную возможность для улучшения и укажут области, где происходят системные ошибки. Кроме того, это помогает нам предоставлять нашим клиентам более наглядную информацию об их заказах. Например, наш проект OKIN Dashboard напрямую основан на результатах анализа данных, которые затем четко отображаются на основном экране. Более подробная информация доступна для клиента через подробный аналитический отчет.

ВАЖНОСТЬ НЕПРЕРЫВНОГО ОБУЧЕНИЯ

Тем не менее, создание полностью оцифрованной среды также имеет некоторые сложности. Прежде всего нужно осознавать необходимость в непрерывном обучении персонала. Насколько современные системы обладают широким спектром возможностей, настолько же необходимо и большое количество регулярного обучения. Также следует отметить, что каждая система эффективна настолько, насколько мы можем использовать ее потенциал. Хотя на первый взгляд это кажется непростым делом, но рекомендуется следовать простому правилу: не допускайте, чтобы какая-либо конструктивная идея откладывалась в «долгий ящик». А если вы примите во внимание идеи команды профессионалов, основоположников новых тенденций, которые увлечены новыми технологиями и одновременно являются экспертами в своих областях, у вас будет все, что нужно для успеха. Кроме того, содержание и качество данных в системе никоим образом не могут быть поставлены под угрозу. Это ничто иное, как последовательная проверка. И если мы допустим возможность случайной недостоверности, не говоря уже о несоответствии данных, в цепочке «задача – осуществление - оценка данных», мы столкнемся с риском низкого качества, даже самые точные последующие измерения будут просто пустой тратой времени.

Чтобы предотвратить это, в нашей команде есть консультанты, специалисты по анализу данных, эксперты по работе с пользователями и специалисты по продуктам. При этом, всего, что описано выше, могло бы и не быть, если бы не было поддержки со стороны руководства нашей компании и преданных своему делу увлеченных людей. Нам удалось создать отличную команду людей, способных помочь друг другу в случае проблем, трудностей и найти способ их преодолеть. Гораздо хуже, когда компании вкладывают огромные инвестиции и энергию в аналитическую работу, выбирают правильное решение и запускают его реализацию, но забывают при этом, что сама реализация не является конечным этапом процесса, а наоборот, знаменует собой его начало. Фактически, системы, которые мы используем в обслуживании объектов, являются живыми организмами, и для достижения поставленных целей о них необходимо заботиться в течение всего их жизненного цикла.

МАРТИН ПОЛЕПИЛ, OKIN FACILITY

В 2009г. Компания OKIN стала членом ассоциации ECS (European Customer Synergy). Это международная коммерческая организация, в которую входят компании участники почти из всех стран Европы в качестве организаторов и членов ассоциации. Наша компания, изначально занималась техническим обслуживанием недвижимости, затем, постепенно были организованы сервисные департаменты по уборке, охране, озеленения и ухода за территорией, секретарей рецепции т. д. В этом году, мы отметили 25-летие, и к этому моменту Компания OKIN FACILITY претерпела ряд изменений с момента своего основания, особенно благодаря использованию цифровых решений, IoT и «Industry 4.0». Эволюция компании в большей мере основана на сборе, оценке и дальнейшем использовании данных с целью повышения качества услуг.

В целом, около 67% европейских производителей видят в Industry 4.0 новые возможности. Хотя сфера Фасилити Менеджмента и не относится к производственной деятельности или промышленности, предоставляя услуги обслуживания, также можно эффективно использовать цифровые решения. Именно поэтому OKIN FACILITY предпринимает шаги в этом направлении: 83% производителей принимают свои решения на основе данных, то же самое можно применить и к сфере услуг. К 2020 году 20 миллиардов технических устройств будут подключены к IoT по всему миру.

Внедрение цифровых решений в OKIN FACILITY основано на использовании системы Drive! Это первый проект, разработанный своими силами. Он включает в себя систему контроля предоставления услуг и управление производительностью. Система состоит из двух частей: Программы HelpDesk для оперативного обслуживания и операционной системы CAFM (учет, проектирование, профилактическое обслуживание), которая управляет данными как по регламентным, предупредительным работам так и текущими заданиями, используя мобильное приложение. Как запланированные, так и внеплановые задачи связаны с приложением на мобильных телефонах технических работников. Задание/наряд на выполнение работ получает специалист, который находится ближе всего от места выполнения работ, также предварительно рассчитывается время выполнения задачи.

Второй проект – это технология IoT. Компания OKIN взяла на себя ответственность за 3,500 помещений в шести странах. В системе CAFM зарегистрировано 14,500 едениц оборудования, для обслуживания которого еженедельно регистрируется 18,000 заданий, будь то замена лампы или осмотр оборудования котельной. Все данные собираются и анализируются, также производится сравнение между одинаковыми типами зданий и сооружений, что, в результате, обеспечивает более эффективное выполнение задач.

На данный момент Компания OKIN внедряет восемь основных технологий: некоторые из них уже работают на долгосрочной основе, а некоторые только проходят испытания и тестирование. Для получения дополнительной информации посетите раздел IoT на веб-странице Компании OKIN Facility.

ТОМАШ ПОЛАК, OKIN FACILITY