Zpočátku totiž existovaly jen velmi jednoduché helpdesky, které reagovaly pouze na klientské požadavky. Už tenkrát se sice tu a tam objevovaly pokusy rozšířit je o sledování nákladů (a s tím souvisejících schvalovacích procesů) nebo o možnost plánování pravidelných úkonů navázaných na legislativu, ale v podstatě šlo stále o pouhá „baby" řešení.
MODERNÍ TECHNOLOGIE UMOŽŇUJÍ VĚTŠÍ PŘEHLED
Dnes už je ale všechno jinak. U nás v OKIN FACILITY vzniklo za tu dobu mnoho zajímavých projektů, které se opírají o reálné zkušenosti lidí z provozu a využívají výhody cloudových řešení. Nejde tedy již o pouhé helpdesky s prvky základního plánování, ale o komplexní a propojené platformy s propracovaným a plně modifikovatelným workflow. Tyto systémy dokážou řídit plánované i neplánované aktivity na zakázce, disponují prediktivní schopností (posuzují opotřebení technologických prvků a navrhují jejich výměnu) a umožňují účinné využívání mobilních technologií při zpracování dat, fotodokumentaci, dostupnosti servisních manuálů, evidenci pomocí NFC nálepek nebo rozšířenou realitu pro pomoc při servisním zásahu. Také propojení s IoT (internetem věcí) přináší mnoho výhod, protože často dokážeme identifikovat problém ještě dříve, než se jeho nepříznivý dopad projeví na straně klienta, a rovněž průběžně víme, co se děje. Další výhodou je robustní podpora datových analýz. Díky permanentní a poctivé analýze totiž můžeme naše systémy a práci neustále vylepšovat. Naše FM systémy jsou také v maximální možné míře modulární a dokonale se přizpůsobí požadavkům klientů. Nesmíme zapomenout ani na fakt, že všechny probíhající procesy jsou vždy plně v souladu s platnou legislativou země, v níž jsou tyto FM systémy používány.
Co nás vlastně vedlo k tak cílevědomému přístupu k vývoji vlastních FM systémů? Pokud bych měl všechny důvody shrnout do jediného slova, bude to určitě DIGITALIZACE. Digitalizaci vnímám jako jeden z nejzásadnějších prvků, který vede k neustálému zvyšování efektivity práce a probíhajících procesů. Digitalizace umožňuje přechod z čistě offline prostředí, reprezentovaného poznámkami a checklisty na kusu papíru, šanony a obecně vysokou mírou nadměrného papírování, do světa online řízených zakázek. V tomto světě je možné mít vše potřebné v jednom mobilním zařízení, v němž můžete rychle nalézt všechny informace a které vám umožní efektivně plánovat probíhající úkony a aktivity. Data v offline podobě dokáže kvalitní FM systém předpřipravit přímo do vašeho zařízení ještě dříve, než dorazíte na zakázku. Tím dochází k eliminaci rizika, že například kvůli nekvalitnímu připojení nebudete schopni uskutečnit potřebné úkony. Následné dokončení všech nezbytných administrativních kroků přímo v místě zakázky považuji za obrovskou přidanou hodnotu plně digitalizovaného workflow.
Nesmím zapomenout také na rozšířené možnosti analýzy, kterými by měl disponovat každý moderní systém pro facility management. Výstupy dat a jejich následná analýza jsou pro efektivitu v tomto případě naprosto klíčové. Umožní nám zhodnotit průběh zakázky i jednotlivých dílčích kroků a porovnat je se zakázkami podobného charakteru nebo na úrovni samotných technologií. Takto zpracovaná relevantní data nám řeknou, co je třeba zlepšit a kde popř. dochází k systémovým chybám. Můžeme také mnohem názorněji informovat klienty o jejich zakázkách. Například náš projekt OKIN Dashboard je přímo založen na výsledcích analýzy dat, která jsou následně přehledně zobrazena na základní obrazovce. Další detailnější data může zákazník získat prostřednictvím podrobného analytického reportu.
DŮLEŽITÉ JE KONTINUÁLNÍ VZDĚLÁVÁNÍ
Nasazení plně digitalizovaného prostředí s sebou přináší také některá úskalí. Je to především nutnost zcela nového přístupu ke kontinuálnímu vzdělávání zaměstnanců. Možnosti moderních systémů jsou velmi široké, takže je nutné využívat v co největší míře pravidelná školení. Každý systém je totiž jen tak efektivní, jak dobře umíme využít jeho schopností. Z počátku to sice nejspíš nebude právě snadné, ale i tady platí jednoduché pravidlo: Nenechme spadnout pod stůl žádnou konstruktivní připomínku. V kombinaci s trendsettery, kteří milují nové technologie a zároveň znají svůj obor, a kvalitním týmem jde rozhodně o základ úspěchu. Také obsah a kvalita dat v systému nesnesou žádné kompromisy. Bez důsledné kontroly to jednoduše nepůjde. Pokud dovolíme, aby se v řetězci „zadání – zpracování – vyhodnocení dat“ objevily nahodilosti, nebo dokonce nesrovnalosti, riskujeme, že výsledek bude vždy nekvalitní – a sebepřesnější následné měření bude pouze ztrátou času.
Aby k tomu nedocházelo, jsou součástí našeho týmu také lidé na pozici analytika, datového analytika, end-user specialisty a produktového experta. Všechno výše popsané by patrně nebylo k ničemu, pokud bychom současně necítili podporu vedení naší společnosti a zapálených nadšenců pro věc napříč celou firmou. Podařilo se nám dát dohromady partu lidí, kteří se v případě problémů, náročných úkolů a hledání jejich řešení dokážou vzájemně podržet. Není totiž nic horšího, než když firmy vynaloží velké investice a energii do analýz, výběru vhodného řešení a zahájení implementace, ale při vší té snaze zapomenou, že úspěšnou implementací celý proces nekončí – naopak začíná. Úspěšné systémy pro facility management jsou totiž živým organismem, o nějž je třeba se dobře starat po celou dobu jejich životního cyklu.
MARTIN POLEPIL, OKIN FACILITY