Spočiatku totiž existovali len veľmi jednoduché helpdesky, ktoré reagovali iba na klientske požiadavky. Už vtedy sa síce tu a tam objavovali pokusy rozšíriť ich o sledovanie nákladov (a s tým súvisiacich schvaľovacích procesov) alebo o možnosť plánovania pravidelných úkonov naviazaných na legislatívu, ale v podstate išlo stále o samotné "baby" riešenie.
MODERNÉ TECHNOLÓGIE UMOŽŇUJÚ VÄČŠÍ PREHĽAD
Dnes už je ale všetko inak. U nás v OKIN FACILITY vzniklo za tú dobu mnoho zaujímavých projektov, ktoré sa opierajú o reálne skúsenosti ľudí z prevádzky a využívajú výhody cloudových riešení. Nejde teda už o obyčajné helpdesky s prvkami základného plánovania, ale o komplexné a prepojené platformy s prepracovaným a plne modifikovateľným workflow. Tieto systémy dokážu riadiť plánované i neplánované aktivity na zákazke, disponujú prediktívnymi schopnosťami (posudzujú opotrebenie technologických prvkov a navrhujú ich výmenu) a umožňujú efektívne využívanie mobilných technológií pri spracovaní dát, fotodokumentáciu, dostupnosti servisných manuálov, evidenciu pomocou NFC nálepiek alebo rozšírenú realitu pre pomoc pri servisnom zásahu. Tiež prepojenie s IoT (internetom vecí) prináša mnoho výhod, pretože často dokážeme identifikovať problém ešte skôr, než sa jeho negatívny vplyv prejaví na strane klienta, a tiež priebežne vieme, čo sa deje. Ďalšou výhodou je robustná podpora dátových analýz. Vďaka permanentnej a poctivej analýze totiž môžeme naše systémy a prácu neustále vylepšovať. Naše FM systémy sú tiež v maximálnej možnej miere modulárne a dokonale sa prispôsobí požiadavkám klientov. Nesmieme zabudnúť ani na fakt, že všetky prebiehajúce procesy sú vždy plne v súlade s platnou legislatívou krajiny, v ktorej sú tieto FM systémy používané.
Čo nás vlastne viedlo k tak cieľavedomému prístupu k vývoju vlastných FM systémov? Ak by som mal všetky dôvody zhrnúť do jediného slova, bude to určite DIGITALIZÁCIA. Digitalizáciu vnímam ako jeden z najzásadnejších prvkov, ktorý vedie k neustálemu zvyšovaniu efektivity práce a prebiehajúcich procesov. Digitalizácia umožňuje prechod z čisto offline prostredia, reprezentovaného poznámkami a checklistami na kuse papiera, šanónov a všeobecne vysokou mierou nadmerného papierovania, do sveta online riadených zákaziek. V tomto svete je možné mať všetko potrebné v jednom mobilnom zariadení, v ktorom môžete rýchlo nájsť všetky informácie a ktoré vám umožní efektívne plánovať prebiehajúce úkony a aktivity. Dáta v offline podobe dokáže kvalitný FM systém predpripraviť priamo do vášho zariadenia ešte skôr, než prídete na zákazku. Tým dochádza k eliminácii rizika, že napríklad kvôli nekvalitnému pripojenie nebudete schopní uskutočniť potrebné úkony. Následné dokončenie všetkých potrebných administratívnych krokov priamo v mieste zákazky považujem za obrovskú pridanú hodnotu plne digitalizovaného workflow.
Nesmiem zabudnúť tiež na rozšírené možnosti analýzy, ktorými by mal disponovať každý moderný systém pre facility management. Výstupy dát a ich následná analýza sú pre efektivitu v tomto prípade absolútne kľúčové. Umožní nám zhodnotiť priebeh zákazky i jednotlivých čiastkových krokov a porovnať ich so zákazkami podobného charakteru alebo na úrovni samotných technológií. Takto spracované relevantné dáta nám povedia, čo treba zlepšiť a kde popr. dochádza k systémovým chybám. Môžeme tiež oveľa názornejšie informovať klientov o ich zákazkách. Napríklad náš projekt OKIN Dashboard je priamo založený na výsledkoch analýzy dát, ktoré sú následne prehľadne zobrazené na základnej obrazovke. Ďalšie detailnejšie dáta môže zákazník získať prostredníctvom podrobného analytického reportu.
DÔLEŽITÉ JE KONTINUÁLNE VZDELÁVANIE
Nasadenie plne digitalizovaného prostredia so sebou prináša aj niektoré úskalia. Je to predovšetkým nutnosť úplne nového prístupu ku kontinuálnemu vzdelávaniu zamestnancov. Možnosti moderných systémov sú veľmi široké, takže je nutné využívať v čo najväčšej miere pravidelné školenia. Každý systém je totiž len tak efektívny, ako dobre vieme využiť jeho schopnosti. Z počiatku to síce asi nebude práve ľahké, ale aj tu platí jednoduché pravidlo: Nenechajme spadnúť pod stôl žiadnu konštruktívnu pripomienku. V kombinácii s Trendsetter, ktorí milujú nové technológie a zároveň poznajú svoj odbor, a kvalitným tímom ide rozhodne o základ úspechu. Tiež obsah a kvalita dát v systéme neznesú žiadne kompromisy. Bez dôslednej kontroly to jednoducho nepôjde. Ak dovolíme, aby sa v reťazci "zadaní - spracovanie - vyhodnotenie dát" objavili náhodnosti, alebo dokonca nezrovnalosti, riskujeme, že výsledok bude vždy nekvalitné - a sebapresnejšie následné meranie bude iba stratou času.
Aby k tomu nedochádzalo, sú súčasťou nášho tímu aj ľudia na pozícii analytika, dátového analytika, end-user špecialistu a produktového experta. Všetko vyššie popísané by zrejme nebolo k ničomu, ak by sme súčasne necítili podporu vedenia našej spoločnosti a zapálených nadšencov pre vec naprieč celou firmou. Podarilo sa nám dať dohromady partiu ľudí, ktorí sa v prípade problémov, náročných úloh a hľadanie ich riešenia dokážu vzájomne podržať. Nie je totiž nič horšie, ako keď firmy vynaložia veľké investície a energiu do analýz, výberu vhodného riešenia a zahájenie implementácie, ale pri všetkej tej snahe zabudnú, že úspešná implementácia celý proces nekončí - naopak začína. Úspešné systémy pre facility management sú totiž živým organizmom, o ktorý sa treba dobre starať po celú dobu ich životného cyklu.
MARTIN POLEPIL, OKIN FACILITY