Започна с просто много лесни Информационни бюра, отговарящи на запитванията на клиенти. Несъмнено, имаше вече опити да се добавят разходи за наблюдение (и свързаните с одобрение процедури) или да се включи обичайна законоизискуема проекция на задачи, въпреки че това не бяха нищо друго освен така наречените „бейби решения“.
ОБНОВЕНИ ТЕХНОЛОГИИ ЗА ПОДОБРЕН ПОГЛЕД
Обаче, нещата се промениха значително. Без съмнение, нашата ОКИН ФАСИЛИТИ е виждала множество интересни проекти, базирани на опит от истинския живот на наши оператори, използвайки облагите на облачни решения. Затова, простите Информационни бюра са заменени от подробни, взаимосвързани платформи с цялостно подготвен и напълно настроен работен процес. Системите са способни да управляват дейности по график или без график от поръчка, да включват предвиждащи възможности (достъп до износване на технически продукти и тяхното заместване), докато позволяват и използването на мобилни технологии за обработване на данни, картинно документиране, наличност на наръчник услуги, регистър с NFC етикети или подсилена реалност, за да се поддържат интервенциите по услуги. Освен това, връзката с IoT (Интернет на нещата) също се оказа силно ползотворна, тъй като проблемът може да бъде идентифициран преди клиентът да пострада от негативното му влияние и в същото време, ни се осигурява актуална информация за обновеното състояние. Силна поддръжка за анализи на данни се вижда като друго преимущество: постоянният и внимателен анализ ни позволява продължителни подобрения на нашите системи и на нашата работа. Нашите FM системи разполагат и с най-високо ниво на модуларност и могат да се адаптират към индивидуалните нужда на клиента. Последно, но не и по важност, всички процеси в ход са напълно съвместими със съответното национално законодателство в сила.
Какво ни накара да предприемем този амбициозен подход, за да разработим наши собствени FM системи? Ако трябваше да събера всичките причини в една дума, определено щях да кажа ДИГИТАЛИЗАЦИЯ. За мен, дигитализацията е един от ключовите елементи, водещи до продължителни подобрения по отношение на ефикасна работа и настоящи процедури. Дигитализацията позволява прехвърляне от чисто офлайн обстановка, включваща принтирани бележки и списъци, файлове на хартиен носител и като цяло, високо ниво на излишни хартиени документи, в свят на онлайн управление на поръчки. В последният случай, всичко може да бъде налично в едно мобилно устройство, където всякаква информация може веднага да се открие и където текущи задачи и дейности могат ефективно да са в график и проектирани. Без съмнение, висококачествена FM система ще може да подготви офлайн версия на данни в устройството Ви дори преди да стигнете до работното място. Това елиминира риска от лошо покритие на връзката, пречещо Ви да извършите нужните задачи. В последствие, предприемането на необходимите административни стъпки директно на място за мен е страхотна добавена стойност на напълно дигитализирания работен процес.
Последно, но не по важност, всяка обновена фасилити мениджмънт система трябва да представи и разширени опции за анализ. Без съмнение, вкараните данни и техният анализ в последствие наистина е ключът за ефикасност, позволявайки ни достъп до поръчката етап по етап, както и частичните й стъпки и да се сравни със сходни поръчки или със самите технологии. Съответните обработени по този начин данни биха показали място за потенциал за подобрение и посочване на области, където се случват системни грешки. Освен това, те ни помагат да предоставим на клиентите си по-илюстративна информация за техните поръчки. Например, нашият ОКИН проект за табло е директно базиран на резултатите от анализ на данни, за да се покаже ясно на основния екран. Повече подробности са налични за клиента чрез подробен аналитичен доклад.
ПРОДЪЛЖИТЕЛНОТО ОБУЧЕНИЕ Е ЖИЗНЕНОВАЖНО
Въпреки това, настройването на напълно дигитализирана среда си има своите предизвикателства. Първо, необходимо е да се възприеме нов подход към продължителното обучение на персонала. Докато модерните системи включват широк набор от възможности, обичайното обучение трябва да се използва възможно най-много. Без съмнение, трябва да се отбележи, че всяка система е ефективна само доколкото сме способни да използваме потенциала й. Въпреки че не изглежда толкова лесно в началото, препоръчително е да се следва едно просто правило: не позволявайте на никоя конструктивна идея да се замете под килима. И ако добавите диктуващите тенденции, страстни към новите технологии, като са и експерти в своите области, и професионален екип, ще имате жизненоважните неща да успеете. Освен това, съдържанието и качеството на данни в системата не може по никакъв начин да се засегне. Накратко, последователната проверка си е просто задължителна. Ако оставим място за случайност, не кажем нищо за несъответствия, да се случат по веригата „възлагане-прилагане-оценка на данни“, ние ще бъдем изправени пред риск от резултат с лошо качество, дори с най-прецизно измерване в последствие, което ще бъде просто загуба на време.
За да предотврати това, нашият екип включва и длъжности анализатор, анализатор на данни, краен потребител експерт и продуктов експерт. Въпреки това, нищо описано по-горе няма да доведе до никъде, ако нямаше поддръжка, осигурена от мениджмънта на фирмата ни и отдадени страстни хора във фирмата. Ние успяхме да направим страхотен екип хора, които са способни да си помагат един на друг в случай на проблеми, предизвикателства и да откриват начин да ги преодолеят. Нищо не може да бъде по-лошо от това фирми да правят огромни инвестиции и да влагат енергия при извършване на анализи, да избират правилното решение и да започват прилагане, забравяйки, че самото прилагане не е крайната стъпка в процеса, а точно напротив, то бележи началото. Всъщност, фасилити мениджмънт системите, ако трябва да са успешни, са живи организми, за които трябва да се полага грижа през целия им жизнен цикъл.
МАРТИН ПОЛЕПИЛ, ОКИН ФАСИЛИТИ